溝通表達｜7C 原則與職場文字溝通專業寫作全攻略

在職場上，清楚、有力的文字溝通技巧，決定了你能不能快速被理解、有效協作、少走冤枉路。

這篇文章將系統整理7C原則（明確、簡潔、正確、連貫、完整、一致、禮貌），並結合實戰案例，幫助你學會一看就懂、人人都能複製的職場專業寫作方法。

這篇提到的方法不但能用於工作上，在於人際關係的表達上，也十分好用。

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什麼是7C原則？（溝通技巧的必備基礎）

本節說明7C原則的完整定義與核心結構，讓你掌握商務寫作的全貌，提升溝通表達力。

7C 從哪來？

7C 溝通標準最早由美國公共關係專家 Scott M. Cutlip 和 Allen H. Center 於 1952 年提出，目的是為了提升商業溝通的有效性。這些原則不僅適用於商業環境，也可以應用於日常生活中的人際溝通。

7C 原則是什麼？關於7C的定義

7C 原則是國際通用的職場溝通與專業寫作檢核標準，分別指：明確（Clarity）、簡潔（Conciseness）、正確（Correctness）、連貫（Coherence）、完整（Completeness）、一致（Consistency）、禮貌（Courtesy）。

7C 就像寫作的七把鑰匙，幫你打開每一道職場協作大門，缺一不可。

「無論你在哪個行業，有效與上司、同事和下屬溝通都是必要能力。」— MindTools, ‘Communication Skills’

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7C 原則的應用技巧與範例

本節針對每一個C，說明實際操作方法與新範例，並指出常見錯誤和修正建議。

明確（Clarity）

怎麼寫出一看就懂的訊息，讓讀者不再猜測？溝通要 Clarity。

明確，就是「說清楚你想讓對方知道什麼」。關鍵是直接寫出主旨與行動。

像寫Email標題，不要只打「請協助」，而是：「【協助申請】5/10新品行銷物資」；發LINE通知，也應直接說明活動名稱與日期，例如：「[提醒] 產品測試討論會，明天上午10點301會議室」。

常見錯誤：

• 主旨含糊，如「重要通知」卻沒說明是什麼事。
• 只講「改時間」，沒標註新舊日期。

修正建議：主旨要加具體內容、細節。像：「【更動通知】原訂5/15客戶簡報，改至5/18（四）14:00於201會議室」。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI容易將含糊語意或簡短主旨錯誤解讀為「已明確」，導致訊息失焦。
• 生成主旨時，務必要求明確關鍵字和行動內容，避免只有「通知」或「協助」等泛用詞。

「清晰是商業寫作最重要的品質。」— Harvard Business Review, May 2017, ‘How to Improve Your Business Writing’

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簡潔（Conciseness）

用精簡文字直達重點，避免冗詞，請注意 Conciseness。

簡潔，就是「一句話說完，別讓人多讀」。像會議紀錄，不需要贅詞：「針對那個之前討論過的提案，基本上大家認為…」可改成：「經討論，團隊同意啟動行銷專案。」

新範例：

• LINE訊息：「明天早上部門會議，9:30會議室，不見不散。」
• 教育訓練公告：「請於週五中午前完成線上問卷。」

常見錯誤：

• 句子過長、重複描述（如：「我們大家一致認為這個方案確實有值得討論的地方」）。
• 無意義語助詞、口語化贅詞（「基本上」、「大概」）。

修正建議：精簡主詞、動詞，刪除拖泥帶水的描述。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI生成內容時常自動補充過多背景或客套語，造成冗長。
• 使用AI撰寫時，需明確要求「精簡、直達重點」，避免不必要的鋪陳。

「如果你沒辦法簡單說明，表示你還不夠理解。」— Albert Einstein

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正確（Correctness）

資訊要查證，不可出錯，數據、日期、事實都要精確，請留意 Correctness

正確，就是「每個細節都要無誤」。像寄Email前，請再次確認活動時間、參與人、連結等資料。例如：「請於5/10（五）14:00前，上傳檔案至Google Drive ‘行銷專案’資料夾」。

新範例：

• 跨部門公告：「6/1 13:00將進行系統維護，預計影響時間2小時，請同仁提前備份檔案。」
• 活動邀請：「本次研討會日期為7/20（六），地點：台北遠東會議中心。」

常見錯誤：

• 寫錯日期、地點或連結。
• 數據未查證。

修正建議：所有資訊都要交叉比對官方文件、流程、報告，不可憑印象。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI容易「幻覺」（hallucination）產生錯誤的日期、數據或不實內容。
• 所有AI生成的事實資訊、數據、時間、專有名詞都需人工再次查證與核對。

「正確性是任何寫作中建立信任的基礎。」
— Grammarly Blog, ‘The Power of Proofreading’

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連貫（Coherence）

讓訊息順暢、條理清楚，不跳躍、不斷層，請留意 Coherence。 

連貫，就是「每句話都要有前因後果」。像寫內部報告，段落間可用「因此」「接著」「此外」串接內容。例如：「本月業績成長，主要原因為推出新產品，此外，團隊積極推廣方案…」。

新範例：

• 會議記錄：「A議題討論後，決議進行B測試；接著，安排C部門負責執行。」
• 社群經營簡報：「品牌聲量提升，因為本月執行三場大型合作活動。」

常見錯誤：

• 段落無明顯關聯，資訊斷層。
• 無過渡語，讓讀者迷失。

修正建議：多用因果、遞進、轉折連接詞。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI有時段落連接不順，跳接或重複主題，導致文章斷層。
• 請檢查AI生成內容的過渡語與邏輯順序，必要時手動微調連結詞或段落結構。

「邏輯是思考的骨架。」— John Locke（英國哲學家）

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完整（Completeness）

訊息要涵蓋所有必備細節，不留白、不漏訊。請留意 Completeness

完整，就是「該有的細節一項不少」。建議套用5W2H架構，包含誰、做什麼、時間、地點、原因、怎麼做、預算等。例如，會議邀請信：「行銷部會議，5/15（五）10:00，201會議室，討論新品上架計畫，請帶產品資料。」

新範例：

• 活動報名信：「請於5/25（五）前，填寫報名表，地點：台北信義A廳，對象：全體主管。」
• 跨部門合作：「本次聯合專案，由研發部負責設計，行銷部負責宣傳，專案預計6/30完成。」

常見錯誤：

• 只說「請完成報告」，未明確交代截止時間、檔案上傳位置。

修正建議：每個通知都檢查是否包含5W2H資訊。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI經常遺漏細節（如5W2H中的部分資訊），導致訊息不全。
• 使用AI時，需額外檢查每項通知是否涵蓋「誰、什麼、何時、地點、為何、怎麼做、預算」等要素。

「搞清楚用戶族群在想什麼？他們為什麼需要產品？」—Seth Godin。《這才是行銷》

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一致（Consistency）

語氣、格式、資料要前後一致，避免自打嘴巴。請注意 Consistency。

一致，就是「全篇風格、事實都要統一」。像報告一開始用「百萬」為單位，最後不要突然用「千元」計算。Email稱呼要前後一致，不要一邊用「王經理」一邊又叫「小王」。

新範例：

• 會議紀錄開頭列出出席者，後文討論也都用同一稱謂。
• 業績報告：「Q2與Q3數據皆以年度成長率為基準」。

常見錯誤：

• 段落前後數據單位不一致。
• 用詞、語氣轉換太快。

修正建議：檢查整份文件格式、資料與語氣。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI自動生成多段內容時，格式、數據單位、稱謂可能不統一。
• 完稿後需再次全篇比對格式、名稱、單位等是否一致。

「在溝通中，一致性是清晰的基礎。」— Adapted from Oscar Wilde

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禮貌（Courtesy）

即使是拒絕，也能保留溫度，維持良好關係。請注意 Courtesy。

禮貌，就是「尊重對方、帶著善意溝通」。像拒絕邀請，除了說明原因，也可補充期望未來合作。例如：「感謝您的邀請，這次因行程無法參加，希望下次有機會合作。」

新範例：

• 活動通知：「請於6/1前完成回覆，感謝您的配合與支持。」
• 外部協作信：「感謝貴單位的協助，如有任何問題請隨時聯繫我們。」

常見錯誤：

• 只回「不行」、「沒空」，缺乏緩衝語。

修正建議：每次溝通前先思考對方立場。

AI常見誤解／寫作提醒：

• AI雖能模仿禮貌用語，但有時語氣過度正式或缺乏溫度，與實際溝通情境不符。
• 生成後請人工檢查語氣，確保親切、尊重且符合受眾文化與情境。

「職場語言，永遠應該包含禮貌與尊重。」
— Forbes, ‘The Importance of Courtesy in Business Communication’

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結語｜7C原則是職場寫作的黃金標準

7C原則不只是檢查表，更是讓你文字溝通升級的關鍵公式。每個C都是你專業寫作、職場協作的基礎。

記住：明確、簡潔、正確、連貫、完整、一致、禮貌，一步步實踐，你的職場溝通力會大幅提升，也更容易被主管、同事和客戶看見。

想提升你的溝通技巧與寫作能力？記得檢查這7C原則，每一步都能讓你更專業、更有影響力。

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